8 lucruri esentiale pe care trebuie sa le stii despre BUGET

Cu toţi am auzit de conceptul de buget însă foarte puţini dintre noi îl şi utilizează. Bugetul este cel mai important instrument în realizarea oricărei activităţi cu succes, atât pe plan personal cât şi în mediul profesional.

În continuare vă voi prezenta 8 lucruri esenţiale pe care oricine trebuie să le cunoască legat de un buget.

1.Ce înseamnă un buget?

Bugetul este un plan finaciar al unei activităţi şi reprezintă baza primară şi ghidul de operaţiuni financiare ale unei persoane/firme/proiect/etc.

Acesta se realiează pe baza unei acţiuni bine planificată şi organizată pe o perioadă de timp determinată.

El reprezintă o estimare a veniturilor şi cheltuielilor.

2. Rolul bugetului

Bugetul are următoarele roluri:

• planificarea din punct de vedere financiar a activităţilor. Fiecare activitate necesită resurse iar acesta are rolul să le indentifice toate nevoile din punct de vedere material;
• contribuie la rentabilitatea financiară a activităţii;
• pe baza lui, se pot lua decizii cu privire la activitatea desfăşurată;
• arată o imagine asupra tuturor resurselor folosite;
• ajută să-ţi realizezi o analiză financiară să vezi dacă activitatea şi-a atins scopul din punct de vedere financiar sau nu.

3. Când avem  nevoie de el?

Oricând! Avem nevoie de un buget pentru tot ce face şi cum facem.

1. Avem nevoie de un buget pentru uz personal astfel încât să reuşim să ne strângem bani de a ne cumpăra ce ne dorim sau să administrăm bani pentru a ne ajunge pe toată perioada estimată.Este foarte bine să ne facem un buget în fiecare lună sau chiar pe un an care să cuprindă toate cheltuielile noastre şi toate veniturile şi mai apoi să încercăm cum să facem ca cheltuielile să se micşoreze şi veniturile să crească.Acest lucru ne poate ajuta foarte mult în a ne cumpăra lucruri pe care ni le doream de mult şi nu reuşeam să le cumpărăm.
2. Avem nevoie de buget şi într-un ONG, pe proiecte. Este important ca fiecare ONG să aibă pentru fiecare proiect câte un buget. Rolul acestuia este a realiza proiecte sustenabile care să nu deranjeze structura şi funcţionalitatea ONG-ului. Evident, este nevoie şi de un buget mai mare care să centralizeze toate bugetele de pe proiecte şi care să ofere o imagine de ansamblu a organizaţiei.
3. Avem nevoie de buget şi într-o firmă pentru toate proiectele firmei. Evident, aici este nevoie de un buget pe o durată destul de mare şi putem realiza câte un buget pentru fiecare produs. E bine să avem câte un proiect separat pentru fiecare produs al firmei şi să încercăm să avem focus pe toate acestea. În cazul în care sunt multe produse putem să le organizăm în anumite pachete şi să facem un buget pentru tot pachetul. Aici este foarte importantă previzionarea cheltuielilor şi a veniturilor deoarece în cazul unui eşec poate să se ducă totul de râpă. La fel ca la ONG-uri, fiecare firmă este nevoită să aibă şi un buget care să le cuprindă pe toate celelalte.

4. Cine îl poate folosi?

Oricine! Cum am menţionat şi mai sus, este important şi benefic ca fiecare dintre noi să avem propriul nostru buget.

La fel de important este şi pentru firme şi ONG-uri în scopul de a nu ajunge în momente de răscruce din punct de vedere financiar.

5. De cât feluri este un buget?

Un buget este folosit pentru orice facem dar structura lui este diferită.

Pe piaţă găsim multe feluri de bugete însă cel mai importante sunt următoarele:

1. buget personal – realizat pentru persoane care vor să aibă o monitorizare mai bună asupra banilor. Click AICI pentru a descărca un model gratuit
2. buget de proiecte/eveniment – realizat pentru administrarea banilor dintr-un proiect sau eveniment. Click AICI pentru a descărca un model gratuit
3. buget ONG/Companie – buget care conţine datele din punct de vedere financiar asupra tuturor activităţilor pe care le realizează
4. buget guvernamental – acestea sunt bugetele care sunt folosite de către stat în calcularea şi administrarea banilor publici
5. buget pentru start-up-uri
6. multe altele.

Acestea sunt doar câteva dintre variantele de bugete pe care le puteţi găsi. Dacă cunoaşteţi alte modele de buget pentru alte scopuri vă rog să le menţionaţi printr-un coment mai jos.

Fiecare dintre aceste bugete, la rândul lor, sunt foarmate din cel puţin două părţi.

La început de activitate este necesar să întocmim un buget previzionat în care să previzionăm care sunt cheltuielile şi veniturile implicate şi să luăm o decizie referitore la realizarea acesteia.

După ce s-a aprobat bugetul şi activităţile s-au desfăşurat, se realizează un buget realizat care să cuprindă toate evenimentele financiare întâmplate pentru a şti ce s-a întâmplat din punct de vedere financiar şi să putem compara cu ce s-a previzionat. Tot acesta ne mai poate ajuta ca pe viitor să ştim ce decizii să luăm referitoare la o activitatea asemănătoare.

6. În funcţie de ce se realizează un buget?

Sunt foarte multe variabile în funcţie de care se poate realiza un buget, însă cele mai importante sunt următoarele:

• în funcţie de activitate/produs/proiect
• în funcţie de piaţă – în special la previzionarea veniturilor
• în funcţie de resursele disponibile pe care le deţine fiecare

7. Greşeli frecvente în utilizarea bugetului

• neplanificarea detaliată a cheltuielilor şi veniturilor la început de activitate
• neprevizionarea financiară pe baza fişei gant sau a desfăşurătorului de activităţi
• realizarea acestuia şi apoi uitat fără a fi respectat
• concentarea foarte multă pe buget şi întârzierea activităţilor din cauză că presupuneţi că nu e gata

 8. 10 Sfaturi cu privire la utilizarea bugetului

1. întotdeauna să vă faceţi un buget
2. balanţa bugetul întotdeauna trebuie să fie pozitivă. Încercaţi ca rezultatul să fie cu plus. În cazul unui buget personal încercaţi ca prin diferenţa între venituri şi cheltuieli să vă realizaţi economii pentru eventuale achiziţii.
3. acordaţii timpul necesar la început dar nu fiţi fixaţi pe această cauză. Orice buget necesită revizii cel puţin o dată la 3-4 luni. În cadrul unui proiect, este bine să-i daţi un check în fiecare săptămână.
4. întotdeauna să faceţi o analiză între bugetul previzionat şi cel realizat. Vă ajută foarte mult pe viitor în cazul altor proiecte
5. acordaţi câte o marjă de eroare atât pentru cheltuieli cât şi pentru venituri. Tot timpul bugetul previzionat nu este egal cu bugetul realizat şi de aceea cel previzionat are nevoie de o marjă de eroare. Preţurile produselor se pot schimba de la o zi la alta.
6. întotdeauna să realizaţi bugetul după ce aveţi desfăşurătorul de activităţi lângă voi. Nu încercaţi să realizaţi bugetul fără a ştii ce se întâmplă deoarece nu vă va fi de folosit.
7. indiferent de felul bugetului, încercaţi să-l daţi la feedback. Găsiţi-vă câte o persoană care vă poate sfătui în acest scop şi prezentaţi-l acesteia. Întotdeauna este nevoie de o persoană din exterior cară să vă dea anumite inputuri la care voi să nu vă fi gândit.
8. după ce faceţi un buget încercaţi să faceţi şi un cash flow pe baza acestuia. Este foarte important ca după ce avem o imagine asupra resurselor să le şi distribuim pe zile/săptămâni/luni iar rolul cash flow-ului este fix acesta.
9. niciodată să nu uitaţi de el şi tot timpul să-l respectaţi.
10. încercaţi să folosiţi câte un bugetul pentru orice. La început o să fie mai greu dar pe viitor o să vă placă şi o să vă ajute foarte mult.

Despre Autor: Laurentiu Mihai, pasionat de finanţe personale, management financiar şi marketing. Pe plan profesional, sunt Consultant de Afaceri la DR Consultants şi Project Manager&Trainer la Cabinetul de Business. Dacă vrei să socializăm, mă poţi contacta pe Facebook, Twitter sau LinkedIn.