Acest articol a fost redactat de către echipa AtelierContabilitate.
După părerea mea cel mai important lucru, după ce ai actele de la Registrul Comerțului, este să îți cauți un contabil, un contabil bun nu ieftin numai.
Fără a fi în regulă cu firma, nu trebuie să începi nimic. Chiar înainte de primul contract, de prima achiziție, de prima vânzare, trebuie să cunoști un pic de contabilitate primară. Așa că cel mai bun sfetnic îți va fi contabilul. Vei vedea, în timp, va fi persoana la care vei apela pentru orice nelămurire legată de firma ta.
Dacă vorbim de un SRL (la PFA, II, IF lucrurile stau un pic diferit), trebuie să parcurgi următorii pași:
1. În funcție de specificul activității care urmează să o desfășori, trebuie să obții autorizații de funcționare. Nu este obligatorie obținerea tuturor acestor autorizații, dar trebuie să te interesezi de următoarele:
- Autorizație la Direcția Sanitar Veterinară;
- Autorizație de funcționare de la Primărie;
- Obținerea licenței pentru muzică ambientală;
- Transmitere notificare la Oficiul pentru Spălarea Banilor;
- Achiziționarea și fiscalizarea casei de marcat;
- Anunțarea adaosului comercial practicat, procentual între și între;
- Contract cu SSM și PSI;
- Autorizație la pompieri;
- Contract pentru pază;
- Achiziționarea Registrului Unic de Control;
- Afișarea în spațiul de vânzare a următoarelor anunțuri:
– copie CUI;
– copie extras Registrul Comerțului cu punctul de lucru, sau Certificat constatator;
– anunț atenționare acordare bon fiscal;
– placheta Protecția consumatorului;
– orar;
– anunț Fumatul interzis.
2. Următorul pas – Dacă ai la firmă sediu de apartament dar activitatea o desfășori în altă parte, trebuie să deschizi un punct de lucru. Vei face prima dată acest lucru la Registrul Comerțului după care trebuie înregistrat punctul de lucru și la ANAF.Atenție – Dacă vinzi publicului vei avea nevoie de casă de marcat fiscalizată pe acel punct de lucru.
3. Angajații, în mod normal, sunt următorul pas. Pentru a face angajările trebuie să obții de la persoanele care urmează să le ai ca salariați, următoarele documente:
- copie CI;
- copie după ultima diplomă de studii;
- adeverință de la medicina muncii.
Aceste documente le înmânezi, cui altcuiva decât, contabilului? În baza acestor documente contabilul va face contractele de muncă, Regulamentul de ordine interioară, etc și va obține parolă de la ITM pentru transmiterea Revisal.
Este important să știi! Angajarea va fi valabilă din ziua următoare transmiterii Revisal.
Traducerea: dacă azi faci contractul de muncă numai de mâine poate veni angajatul la lucru. Stai liniștit, contractul de muncă îl poți face cu o perioadă de probă de 90 de zile. În această perioada, contractul individual de muncă, poate înceta la voința oricăror dintre părți.
Dacă tot suntem la contracte de muncă, este bine să știi că încetarea unui contract de muncă, NU se poate transmite retro. Adică, trebuie să îi comunici din timp contabilului, care este ultima zi de lucru pentru salariat. Nu poate fi luni 10 octombrie, iar tu să îi spui numai vineri 15 octombrie, și să te aștepți să fie încetat contractul de luni 10 octombrie. Nu se poate!
Fiecare angajat trebuie să aibă făcute SSM și PSI. Pentru aceasta vei lua legătura cu o persoană care se ocupă de acestă parte. De data aceasta nu este contabilul, dar cere-i un contact, sigur de poate ajuta. 😉
4. Următorul pas, ar fi organizarea contabilității primare. Trebuie să știi din start că această parte își revine în totalitate. Contabilul te va ajuta/instruii în organizarea contabilității primare, dar TU ești cel care trebuie să o faci zi de zi. Dacă vorbim de o firmă mai mare, lucrurile se schimbă, vei angaja o persoană numai pe această parte.
În funcție de specificul activității, ție ca administrator, își revine următoarele responsabilități:
- întocmirii facturilor și a chitanțelor către clienți;
- eliberarea bonurilor fiscale către clienți;
- completarea Notei de recepție (NIR) pentru facturile de achiziție marfă;
- completarea în ordine cronologică a Registrului de casă. Aici vei trece toate documentele de plată și încasare numerar (cash). Nu se trec plățile și încasările efectuate prin bancă. În schimb, se trec depunerile și ridicările de numerar din bancă, doar sunt cash.
- completarea în ordine cronologică a Raportului de gestiune (dacă ai marfă care o vinzi la preț de vânzare cu amănuntul) sau a Situației stocurilor (dacă ai marfă care o recepționezi și o vinzi cantitativ valoric). Da știu, e chineză pentru tine, dar contabilul va face să fie clar ce trebuie și cum trebuie făcut.
- completarea pontajului. Cu ajutorul pontajului, vei ține evidența orelor lucrate de angajați.
Pentru contabilitate primară, recomand ori SagaSoftware ori SmartBill. Contabilul îți va arăta cum trebuie folosite.
5. Ultimul pas, este predarea lunară a actelor (facturi, chitanțe, bonuri fiscale, documente de contabilitate primară întocmite de tine, extrase bancare, etc.), firmei de contabilitate. Actele se predau aranjate într-un dosar în ordine cronologică.
Ca regulă ușor de ținut minte: Trebuie să predai la contabilitate ORICE document care are înscris CUI și denumirea firmei tale pe el.
În baza documentelor predate, vei primi situația financiară a firmei, vei vedea dacă ai profit sau pierdere, vei primi ordine de plată sau foi de vărsământ pentru sumele care trebuie să le plătești la ANAF (impozit micro sau profit, taxele pentru salariați, TVA dacă este cazul, altele).
În final, vreau să mai ții cont de o regulă de bună practică, ca să o numesc așa. Înainte de orice activitate nouă pe firmă, întreabă contabilul. De ce? Pentru că se poate să faci o tranzacție care are nevoie de tratament special, atât din punct de vedere al taxării cât și din punct de vedere al declarațiilor care trebuie depuse, poate, chiar înainte de efectuarea tranzacției. Așa că ținte minte!
Acest articol a fost redactat de către echipa AtelierContabilitate, o societate care oferă servicii pentru antreprenori: contabilitate, expert contabil, administrare personal, salarizare, Registrul Comerțului și realizare pagini web.
