Aspecte juridice si contabile la care trebuie să fie atenti antreprenorii

Vrei să începi o afacere sau să lucrezi ca freelancer?

Pentru a minimiza riscurile și pentru a-ți optimiza businessul este important să cunoști principalele provocări legislative și contabile.

Află din acest articol cum îți poți gestiona cu succes afacerea și care sunt principalele aspecte juridice și contabile la care trebuie să fie atenți antreprenorii, pentru a evita eventualele probleme cu instituțiile.

1. Ține o evidență contabilă corectă

Deși contabilul este cel care înregistrează documentele contabile, tu ca antreprenor ești cel care trebuie să se asigure că fiecare operațiune este însoțită de documentele justificative.

Ai grijă ca lunar să îi pui la dispoziție contabilului toate actele pentru a fi înregistrate la timp.

2. Nu confunda banii firmei cu banii personali

Chiar dacă ești asociat unic nu poți scoate bani din firmă pentru cheltuieli personale. Retragerea banilor din firmă se face exclusiv cu respectarea anumitor reguli:

1. pentru diverse cheltuieli în interesul firmei 
2. în interesul personal sub formă de 
   • avansuri acordate administratorului 
   • sau dividende. 

Pentru a evita eventuale amenzi sau penalizări în cazul unor greșeli descoperite în cadrul unui control ANAF, este recomandat să discuți cu contabilul înainte de a decide retragerea unei sume.

Acesta îți va confirma dacă cheltuiala pe care urmează să o faci este sau nu deductibilă, sau dacă poți să repartizezi dividende și când este momentul potrivit să faci asta.

3. Nu desfășura activități neautorizate 

Unul dintre aspectele juridice la care trebuie să fii atent mereu – atât înainte de înființarea firmei dar și ulterior pe parcursul existenței acesteia – este alegerea domeniului de activitate.

Poți să ai un singur cod CAEN principal, dar și coduri secundare (un număr nelimitat în cazul unui SRL, maxim 5 dacă înființezi un PFA). 

Ce trebuie să reții este că indiferent de numărul codurilor CAEN selectate, nu poți să desfășori activitate fără a fi autorizate. Ce presupune asta?

Pentru ca o activitate să fie autorizată trebuie să:

• ai codul CAEN în Actul Constitutiv 
• și să fie autorizat la sediul social, la punctul de lucru sau la terți, în funcție de locul din care vei desfășura activitatea în cauză.

Astfel, dacă la un moment dat decizi să experimentezi cu activități noi de business, asigură-te mai întâi (înainte de a începe propriu-zis activitatea și de a comercializa anumite bunuri sau servicii) că ai codurile CAEN necesare atât în Actul Constitutiv cât și autorizate la Registrul Comerțului pentru desfășurarea activității.

4. Îndeplinește la timp obligațiile fiscale

Indiferent de domeniul de activitate sau de forma juridică, există anumite obligații declarative și de plată pe care trebuie să le îndeplinești. Așadar, ai în vedere 

• datele de depunere a declarațiilor fiscale, în funcție de 
  • vectorul fiscal
  • și de forma juridică
• precum și termenele de plată a anumitor taxe 

De obicei, data limită pentru depunerea declarațiilor și plata taxelor este data de 25 (lunar sau trimestrial, în funcție de tipul plății și de vectorul fiscal).

Nu uita! Chiar dacă ai contabil, trebuie să te asiguri că obligațiile au fost îndeplinite. Pentru asta, poți verifica în SPV:

• dacă s-a modificat vectorul fiscal
• dacă s-au depus la timp declarațiile fiscale
• dacă plățile au fost înregistrate în fișa sintetică.

5. Fii atent la plafoanele fiscale

Vectorul fiscal se referă la modul de încadrare a firmei și modul de impozitare:

• microîntreprindere/impozit pe profit
• plătitor/neplătitor de TVA

Vectorul fiscal se poate modifica în funcție de atingerea anumitor plafoane fiscale. La ce plafoane fiscale trebuie să fii atent (PFA sau SRL)?

1. TVA: 300.000 lei cifră de afaceri
2. Impozit pe venitul microîntreprinderii: 500.000 euro cifră de afaceri
3. Trecerea de la normă de venit la sistem real: 25.000 euro venit 
4. Achiziții intracomunitare de bunuri: 10.000 euro

Alte plafoane la care trebuie să fii atent:

1. plafonul pentru plățile cash (maxim 5.000 lei/persoană și maxim 10.000 lei/zi)
2. plafonul pentru încasările în numerar (maxim. 5.000 lei/persoană)

6. Nu lăsa sediul firmei să expire

Orice firmă are nevoie de o adresă fizică la care să țină corespondența cu instituțiile statului. Pentru asta ai nevoie de un spațiu pe care să îl înregistrezi ca sediu social (adresă oficială) la ONRC în momentul înființării. 

Atenție!

1. Valabilitatea sediului social depinde de valabilitatea actului prin care firma dispune de dreptul de folosință asupra spațiului. Nu lăsa sediul firmei să expire! În cazul în care valabilitatea sediului social expiră trebuie 

• fie să îl prelungești
• fie să îl muți la o altă adresă.

1. Sediul social expirat atrage inactivitatea firmei!

7. Evită situațiile care îți pot afecta cazierul fiscal

Inactivitatea firmei ca urmare a expirării sediului social constituie o faptă care se înscrie în cazierul fiscal al administratorului. Trebuie să știi că nu este singura. 

Un alt motiv pentru care te poți alege cu cazier fiscal este o firmă fără activitate lăsată să moară pur și simplu. Este important să știi că acest lucru nu se poate întâmpla pur și simplu. Dacă nu mai desfășori activitate firma nu va dispărea de la sine, așa că 

• îți poți suspenda activitatea pentru maxim 3 ani 
• sau poți radia firma.

8. Ține datele și actele firmei permanent actualizate 

Atunci când îți schimbi domiciliul sau numele, notifici Starea Civilă pentru modificarea actului de identitate.

În aceeași manieră, pentru orice modificare cu privire la datele firmei trebuie informat Registrul Comerțului și alte instituții în anumite situații (ex. ANAF, Banca unde ai contul de firmă), și desigur, dacă este cazul, trebuie schimbate actele firmei.

În acest mod, te asiguri că actele sunt mereu actualizate și nu vei avea probleme atunci când trebuie să soliciți ceva din partea unei instituții.

Spre exemplu, dacă schimbi denumirea firmei sau sediul la ONRC, se modifică Certificatul de Înregistrare, dar trebuie să actualizezi și restul actelor precum Certificatul TVA, dacă este cazul.

9. Achiziționează Registrul Unic de Control

Orice firmă trebuie să aibă actele de la înființare în ordine și să le prezinte ori de câte ori este nevoie autorităților competente. Printre documentele esențiale se numără și Registrul Unic de Control, obligatoriu în cazul unui control ANAF. 

În RUC vor fi înregistrate rezultatele inspecțiilor fiscale și pentru asta trebuie să fie păstrat permanent la adresa sediului social și a punctelor de lucru. Prin urmare, trebuie să ai neapărat un registru unic de control pentru sediul social și câte unul pentru fiecare punct de lucru, dacă există.

10. Fii mereu informat

Să fii antreprenor presupune să fii mereu la curent cu tot ce se întâmplă în afacerea ta, dar totodată să fii atent și la ce o poate influența. Trebuie să studiezi în permanență concurența și de asemenea, să te menții informat despre toate modificările legislative care te privesc:

• fiscale
• contabile
• modificări din sfera în care activezi, etc. 

Cum timpul unui antreprenor este limitat și destul de aglomerat, pentru a fi la curent cu toate aceste aspecte, o soluție bună este să te abonezi la un newsletter specializat din acest domeniu.

Viața de antreprenor implică multe provocări, însă totul este mai ușor de realizat atunci când ești informat și deții controlul afacerii tale.

Articol realizat cu ajutorul specialistilor de la StartCo.