Articol realizat de Bianca-Alexandra Presada, viitoare bloggerita pe www.pauzadecafea.net.
Suntem zi de zi ocupati incercand sa gasim un echilibru intre facturi, job, familie si alte lucruri care pot crea dezordine in jurul nostru.
Pentru ca un “to do list” nu este singura solutie care va scapa de stresul zilnic, v-am pregatit azi cateva sfaturi pentru a organiza si pentru a scapa de dezordinea din spatiile in care ne petrecem majoritatea timpului.
Daca te gandesti ca job-ul iti ocupa marea majoritate a zilei si ca ar fi bine sa incepi prin a-ti organiza biroul, iti recomand sa iei in considerare si alte spatii asa ca vom vorbi azi atat despre birou, dar si despre cum sa fii mai eficient cand lucrezi la laptop, sau cum sa iti pastrezi ordinea in geanta, servieta sau in propria casa, nu doar in dormitor ci si in bucatarie sau baie.
Cum sa devii o persoana mai organizata in 7 pasi
[divider top=”no”]Pasul 1. Organizeaza-ti biroul
Sa iti organizezi spatiul de lucru nu inseamna doar sa ai un birou curat, ci sa te si ajute sa fii mai productive. Asadar, e timpul sa te decizi daca tot ce ai in birou iti este absolut necesar pentu a-ti desfasura activitatea zilnica.
Uita-te cu atentie in jurul tau si scapa de obiectele de care s-ar putea sa ai nevoie la un moment dat, acestea sunt obiectele care incurca de cele mai multe ori, printre ele se afla hartii sau documente vechi, diverse cabluri si multe alte lucruri pe care le poti depozita intr-un loc in care nu te vor incurca, cum ar fi sertarul cel mai de jos al biroului.
Lucrurile pe care le folosesti cel mai des le poti pune in sertarul care ti-e cel mai la indemana la birou.
Pasul 2. Organizeaza-ti geanta/servieta
Este momentul sa nu mai “sapi” prin geanta pentru a-ti putea gasi cheile. Nu mai pastra in geanta obiecte aruncate care corespund unor categorii diferite de utilizare.
In primul rand, scoate din geanta obiectele pe care nu le folosesti sau care nu isi au locul acolo: carti, sticle, alimente, etc. Obiectele ramase imparte-le in trei categorii principale si pozitioneaza-le in compartimente diferite ale gentii, iar in cazul in care acest lucru nu este posibil poti folosi portfarduri, portofele sau alte tipuri de genti si huse pentru cosmetice.
Este recomandat ca in orice geanta sa existe 3 categorii de obiecte: telefonul/tableta, banii si cartile de credit/debit si obiecte de ingrijire personala.
Daca ai urmat deja pasul anterior si biroul este deja organizat, cu siguranta ai suficient spatiu pentru a pastra acolo obiecte de uz zilnic cum ar fi cele de machiaj sau incarcatorul telefonului.
In acest mod eliberezi log in geanta, dar tot ai obiectele la indemana. Evita sa pui in geanta mancare sau obiecte ce apartin de birou (pixuri, stampile, etc.).
Ia in considerare dimensiunea atunci cand achizitionezi o geanta sau o servieta pentru ca vei fi intotdeauna tentat sa optezi pentru dimensiuni mari pentru a avea suficient spatiu in ele, dar pentru a nu cadea in aceasta capcana, iti sugerez sa optezi pentru cele cu dimensiuni mai mici pentru a nu mai exista tentatia de a lua cu tine zi de zi obiecte inutile.
Pasul 3. Organizeaza-ti laptopul/calculatorul
O mare parte a timpului o petrecem in fata calculatorului sau a laptopului, nu doar la job, dar si acasa.
Traim cu totii intr-o lume dependenta de tehnologie, asadar e esential sa ne mentinem concentrati si organizati in viata noastra digitala si de ce nu sa apelam si la ajutorul tehnologiei in favoarea noastra, folosind aplicatii special concepute pentru a ne organiza mai usor.
Putem incepe prin a ne organiza Desktop-ul calculatorului. Pastrand pe desktop doar folderele pe care le vrem intotdeauna la indemana vom avea mai putine foldere la vedere, asadar vom fi mai putin distrasi.
Exista chiar si aplicatii care organizeaza automat desktop-ul pe care le putem folosi (Hazel, Belvedere).
Si celelalte fisiere sunt importante, asa ca e timpul sa le organizam si pe aceastea in foldere si sub-foldere corespunzatoare pentru a fi usor de gasit la nevoie. Pentru cei curiosi, DropIt este aplicatia care te va ajuta sa sortezi documentele .
Una dintre problemele principala este insa faptul ca pierdem unele documente, asa ca pe viitor va recomand sa folositi Dropbox, o aplicatie cunoscuta pe care ti-o recomand, sau de ce nu Evernote, aplicatie ce poate fi folosita atat online cat si direct pe propriul calculator. In acest mod iti poate ne este la indemana sa sincronizam computerul la telefonul mobil sau la tableta pentru a avea acces mai usor la informatia de care avem nevoie.
E-mail-ul ne da si el de multe ori de furca asa ca prima regula este sa te asiguri ca ai doua adrese separate, cea personala si cea de service. Mai apoi, valabil pentru ambele categorii de adrese, poti continua prin a sterge e-mail-urile vechi si pe cele care nu sunt de folos.
Gmail are cateva optiuni care te ajuta sa te organizezi mai usor: spatiu mare de stocare, sistem de organizare a mail-urilor in foldere, diverse filtre de sortare dar si un motor de cautare in e-mail asemanator cu cel de la Google.
Gmail ofera chiar si posibilitatea de a crea to do list, dar daca aceasta nu este pe gustul tuturor, sau daca task-urile sunt prea multe poti apela la alte instrumente pe care le poti folosi ca si task manager precum Remember The Milk, Todoist sau Wunderlist.
Pasul 4. Organizeaza prezenta ta online
Petrecem tot mai mult timp pe retelele sociale, care nu sunt doar un instrument de socializare, dar si un element ce ne fura atentia foarte usor, de aceea e util sa tii cont de cateva sfaturi si cand vine vorba de Twitter, Facebook sau alte retele de socializare.
Stim deja ca prezenta online este importanta nu doar pentru viata personala, dar si pentru afacerea ta, de aceea iti recomand o modalitate mai eficienta de a pastra activitatea constanta pe retelele de socializare, fara sa te intrerupi pentru a posta constant pe site-urile de socializare, si anume programarea posturilor.
Facebook ofera deja optiunea de Schedule Post, insa pentru Twitter poate fi utiliza site-ul Hootsuit care totodata monitorizeaza si activitatea.
Si timpul alocat pentru a-l petrece pe retele de socializare este pretios asa ca stabileste-ti zilnic un interval orar pentru a te asigura ca nu pierzi timpul cand poti face altceva mult mai productiv cu timpul tau liber.
Un instrument util pentru prezenta online este if this then that care te ajuta sa corelezi diverse actiuni pentru a te organiza mai usor, ca de exemplu: daca cineva adauga un fisier in Dropbox, vei primi o notificare pe e-mail; daca cineva te urmareste pe Twitter, automat ii vei urmari si tu; etc.
Pasul 5. Organizeaza-ti dormitorul
Incepe cu dormitorul luand in considerare ce ar trebui sa muti din camera pentru a deveni cu adevarat loc pentru odihna si relaxare. Muta televizorul in bucatarie, sufragerie sau in oricare alt loc asociat cu timpul liber.
Poti de asemenea sa folosesti “pereti” despartitori pentru a transforma partile preferate ale casei in zone pe care le poti folosi in mai multe scopuri.
Daca spatiul in care locuiesti este mic, organizeaza-l cu ajutorul cutiilor pentru depozitare, care sunt utile nu doar pentru a pastra lucrurile intr-o anumita ordine, ci si pentru a masca diverse fiind placute la aspect.
Cand iti achizitionezi mobilierul poti cauta canapele cu spatiu de depozitare, sau paturi cu sertare incluse sub ele pentru a depozita lenjeria sau hainele off-season.
O alta modalitate de a salva spatiu este sa gandesti pe verticala: pozitioneaza rafturi si la inaltime, deasupra patului sau a canapelei, pentru a depozita de exemplu cartile care de regula ocupa spatiul pe noptiere sau pe birou. Poti da si viata incaperii si totodata sa scapi de lucrurile de pe birou prin a confectiona o rame personalizate pe care le poti pune pe perete pentru a afisa fotografii, to do list-uri, zile de nastere, etc.
Pasul 6. Organizeaza-ti bucataria
Principalul truc in bucatarie este sa depozitezi intotdeauna obiectele la indemana, foarte aproape de locul unde le folosesti cel mai mult, de exemplu farfuriile si paharele langa chiuveta sau masina de spalat vase sau ustensilele pentru gatit langa aragaz.
Foloseste etichete pentru a putea identifica usor ce se afla in fiecare recipient de mancare sau condimente din bucatarie. Pentru a nu pierde obiectele sau recipientele mici, pastreaza-le in aceleasi cutii sau pe aceleasi rafturi, pentru a le avea pe toate intr-un singur loc.
Pasul 7. Organizeaza-ti baia
De cele mai multe ori o pe langa dimensiunile reduse ale bailor si dezordinea din ele da batai de cap. Obiectele de igiena personala sunt insa destul de usor de organizat. Va recomand sa va achizitionat un raft special pentru depozitat prosoapele curate, in felul acesta le ai la indemana intotdeauna.
Pentru a agata diverse obiecte, periute, sapuniere, etc. foloseste pahare adezive direct pe perete pentru a salva din spatial pe care acestea le-ar ocupa pe marginea chiuvetei, pe polita oglinzii sau in dulapuri.
Creaza un spatiu special pentru a depozita obiectele de curatenie, dar asigura-te totusi ca acestea sunt totusi la indemana tuturor cand este nevoie de ele.
[divider top=”no”]Acesti primi 7 pasi, sunt un inceput pentru o a deveni o persoana mai organizata nu doar la birou ci si in propria casa. Dupa ce ii pui in practica astept sa discutam despre schimbarile ce au avut loc in productivitatea ta zilnica in comentariile de mai jos.
Dacă mai ai şi alte sugestii, te invit să discutăm prin comentarii mai jos.
Spor la productivitate!
Cu drag,
Bianca Presada
Acest articol a fost scris de Bianca-Alexandra Presada, viitoare bloggerita pe www.pauzadecafea.net, o pagina dedicata pasionatilor de cafea si internet.
