Cei 6 pasi ai unui proiect finantabil

Cu toţii am auzit de posibilitatea de atragere de fonduri europene pentru proiectele noastre numai că, conform statisticilor, România a absobit doar 5% din fondul european destinat ţări.

Din această cauză, am decis ca printre articolele pe care le voi scrie să se numere şi articole despre acest domeniu, destul de importantepentru orice entitate din România.

Prima lecţie despre care aş dori să vorbim este despre paşii unui proiect finanţabil. În continuare o să vă prezint fiecare pas în detaliu iar dacă aveţi întrebări sau nelămuriri puteţi să lăsaţi un coment mai jos.

Dacă vă place articolul vă rog să daţi un like sau un share să ajungă şi la alte persoane care au nevoie de acest lucru.

Pasii unui proiect finantabil

proiect finantabil

 

1. Iniţiare

Iniţierea este primul pas, este punctul de plecare a oricărui proiect în realizarea acestuia.Prima activitate din acestă etapă este găsirea şi enunţarea ideii de proiect. Este momentul cel mai important deoarece în cazul în care dacă ideea nu e bună şi nu e fezabilă încă de la începutul proiectului, tot proiectul poate să fie un eşec iar noi să nu ştim din ce cauză.

De aceea este foarte bine să găsiţi problema pe care vreţi să o rezolvaţi prin proiect iar apoi să identificaţi cauzele şi efectele pentru care există această problemă.

După ce aţi găsit problema, cauzele şi efectele puteţi trece la următoarea etapă şi anumite: stabilirea scopului (motivul principal pentru care se realizează proiectul – poate fi chiar pozitivarea problemei), obiectivelor, rezultatelor şi a activităţilor, toate acestea să fie într-o variantă brută adică să nu fie detaliate şi specificate foarte mult deoarece vor fi planificate în pasul 2 al proiectului.

Balanta quadrantTot în această etapă se realizează şi analiza cost-beneficiu a proiectului. Nu trebuie ca niciodată proiectul, în starea sa iniţială, să nu fie sustenabil, aceasta fiind o lege a tuturor proiectelor realizate, sau să nu aducă beneficii organizaţiei sau mediului înconjurător.

În această fază este foarte important să luăm fiecare element din Balance Quadrant (imaginea din stânga) şi să-l analizăm din punct de vedere al proiectului. Dacă analizele duc în spre centrul cercului atunci înseamnă că proiectul este rentabil şi merită să intre în urmtoare etapă.

După ce am aflat despre ce este vorba în proiect şi fiind vorba de un proiect finanţabil, a venit momentul să căutăm  finanţatorul la care aplicăm. Această activitate uneori poate să lipsească în cazul în care se ştie încă de la început finanţatorul şi se face proiectul în urma ghidului acestuia.

Sunt foarte mulţi finanţatori atât europeni cât şi locali, ce e important să facem este să citim foarte bine priorităţile şi obiectivele acestuia. Dacă proiectul nostru nu corespunde cu priorităţile şi obiectivele unui finanţator atunci trebuie să ne căutăm un alt finanţator.

Două articole pe care le actulizez lunar cu surse de finanţare nerambursabilă sunt: Fonduri nerambursabile pentru afacerea ta – pentru firme şi Lista finantari nerambursabile ONG pentru ONG-uri, Asociaţii şi Fundaţii.

Ultima fază al acestui pas este alegerea unui coordonator de proiectul şi al restului de echipă care se va ocupa de acum înainte tot proiectul finanţabil. Fiecare om din echipă trebuie să fie specializat pe câte un domeniu şi acesta să fie responsabil de acel domeniu până la sfârşitul proiectului.

2. Planificarea

A două etapă a realizării unui proiect finanţabil este planificarea mai în detaliu a acestuia.

Dacă în prima etapă a trebuie să găsim ideea de proiect şi să realizăm o analiză cost-beneficiu să vedem dacă merită sau nu să o  implimentăm, acum a venit momentul ca acea idee şi acele obiective, realizate în linii mari, să le detaliem şi să le spargem în obiective şi mai mici ca mai apoi să realizăm activităţile pentru fiecare obiectiv.

Deci, în primul rând trebuie să planificăm în detaliu obiectivele şi apoi să le spargem în activităţi (fiecare obiectiv trebuie să aibă activităţile lui – încercaţi să nu le suprapuneţi deoarece veţi pierde din vedere unele din ele şi se poate ajunge chiar la neîndeplinirea acestora).

După ce avem toate activităţile, realizăm o fişă gantt în care le trecem pe toate, apoi setăm timpul limită şi responsabilii finali pentru fiecare.

Un alt lucru foarte important din această etapă este realizarea bugetului proiectului. Aici să aveţi grijă să analizaţi foarte bine ghidul finanţatorului la care vreţi să aplicaţi şi să cunoaşteţi toate termenele de livrare, toate cheltuielile admise pe proiect şi orice regulă impusă de către acesta din punct de vedere financiar. Bugetul este secţiunea cea mai contestată din fiecare finanţare.

Încercaţi ca bugetul să-l faceţi cât mai realist dar să mai adăugaţi o marjă de eroare din suma finală din cauza următoarelor două lucruri:

  • preţurile pot creşte oricând şi dacă e un buget prea realist puteţi ajunge în momentul în care să nu puteţi să vă acoperiţi cheltuielile din fondurile primite
  • de fiecare dată finanţatori au tendinţa să taie din buget şi e bine să aveţi o marjă de aproximativ 5% care oricând poate fi tăiată.

Înainte să treceţi la următoarea etapă, mai reluaţi o dată analiza din prima fază numai că acum analizaţi cu tot cu planificarea realizată în această etapă. Vedeţi dacă balanţa se menţine tot la mijloc.

3. Formularea

Aceasta este etapa în plus a unui proiect finanţabil faţă de un proiect normal.

Dacă nu deţineţi încă o sursă de venit pentru proiect şi doriţi să facem un proiect finanţabil, această etapă poate deveni cea mai importantă şi cea mai stresantă dintre toate.

Este momentul în care trebuie să citiţi toate documente şi anexele finanţatorului, să începeţi să completaţi cererea de finanţare şi să faceţi rost de toate documentele necesare dosarului de finanţare.

Fiecare finanţator are regulile lui, modalităţile lui de evaluare a cererilor de finanţare, modul propriu în care distribuie banii pe proiecte şi din această cauză este important ca de fiecare dată când scriem un proiect finanţabil să cunoaşte în proporţie de 100%  metodologia finanţatorului.

Una dintre regulile unei cereri de finanţare este următoare:

Citiţi metodologiea – Scrieţi cererea de finanţare – Cereţi feedback – Trimiteţi dosarul la finanţator

Cereţi întotdeauna feedback de la orice fel de persoană. Întotdeauna avem tendinţa să spunem că e corect totul şi să nu mai cerem feedback dar acesta este greşit. Cereţi măcar o opinie a unei persoane care nu face parte din realizarea acestui proiect. Întrebaţi-o dacă a înţeles fiecare răspuns şi dacă mai are nevoie de informaţii suplimentare ca să aibă o viziune de ansamblu asupra proiectului.

Faceţi acest lucru cu cel puţin 3 persoane şi vă asigur că cererea voastră de finanţare se va îmbunătăţi foarte mult.

4. + 5. Implementare şi Control

Am ales să vorbesc despre aceste două etape în acelaşi timp deoarece implementare fără control nu se poate şi nici invers. Tot timpul trebuie să controlăm ce implementăm ca să fim siguri că respectăm toate criteriile stabilite de către finanţator şi să respectăm tot ce ne-am impus.

Sunt etapele în care se lucrează la proiect, se implementează fiecare activitate din fişa gantt şi se face monitorizarea asupra tuturor.

Este foarte important să se facă şedinţe constante cu toţi membri echipei de proiect în care să se facă review-uri asupra tuturor activităţilor şi obiectivelor proiectului să se ştie clar cine – ce are de făcut şi până când. În cazul în care nu s-au realizat anumite activităţi acum este momentul să se replanifice şi să se acţioneze foarte repede.

În această etapă este necesar să menţineţi legătura cu finanţatorul şi să-l anunţaţi de fiecare dată în legătură cu evoluţia proiectului. Tot aici sunt şanse mari să aveţi parte de un control din partea finanţatorului în care vă sunt solicitate actele proiectului şi fiecare instrument care analizează şi evaluează proiectul.

6.Evaluare

Ultima etapă a proiectului, momentul în care se finalizează proiectul, se finalizează diseminarea acestuia şi în care trebuie să se evalueze obiectivele acestuia.

În primul rând, este nevoie de o evaluare internă. Trebuie să se ştie dacă acesta a decurs precum a fost planificat, dacă a adus beneficiile organizaţiei după cum s-au planificat şi dacă acesta a fost sustenabil.

După ce se analizează proiectul din punct de vedere intern, se începe evaluarea proietului din punct de vedere al finanţatorului. De obicei, o evaluarea constă în completarea unui raport de evaluare destul de stufos şi în anexare multor documente, poze, evaluări, formulare care au fost folisite pe durata proiectului.

În cea mai mare parte a finanţatorilor, raportul de evaluare este chiar mai lung decât cererea de finanţare şi necesită un timp foarte îndelungat de completare plus o atenţie ridicată asupra fiecărui punct.

Încercaţi să nu scrieţi lucruri care nu s-au întâmplat pe proiect şi să ascundeţi adevărul deoarece există posibilitatea să primiţi un audit care să verifice tot ce s-a întâmplat pe proiect iar în cazul în care se găsesc neregului se poate ajunge la neacordarea banilor promişi încă de la început.

Mai bine spuneţi ce s-a întâmplat şi argumentaţi cu lucruri concrete şi cu poze/documente tot ce nu s-a întâmplat conform planului.

Cam acestia sunt paşii unui proiect finanţabil detaliaţi dintr-o perspectivă destul de mare însă ce vă pot spune din experienţa mea este că niciodată un proiect nu va ieşi conform planului.

Tot timpul există greşeli care să mişte proiectul de pe drumul ce bun însă ceea ce trebuie să rezulte este obiectivul cel mare stabilit la început. Dacă acela este realizat, la sfârşit nu mai contează cum s-a ajuns la acela şi faptul că s-a ajuns.

Sunt multe greşeli care se fac din neatenţie sau din necunoştinţă de cauză însă ce trebuie să faceţi este să vă documentaţi bine la început şi să vorbiţi cu persoane care au mai trecut prin acest proces deoarece vă pot da multe inputuri care să vă ajute în realizarea proiectului finanţabil.

Eu vă pot recomanda un articol pe care l-am scris pe www.drconsultants.ro şi care se numeşte 26 de greşeli frecvente în realizarea unui proiect cu fonduri nerambursabile. Aici puteţi găsi cele mai frecvente greşeli realizate în fiecare etapă a unui proiect finanţabil.

Dacă ai ajuns la sfârşitul articolului înseamnă că te interesează acest subict şi că îţi place subiectul şi de aceea te rog să dai un like sau un share să afle şi alţi prieteni de ai tăi care sunt interesaţi să realizeze proiecte finanţabile.

Dacă ai nelămuriri sau doreşti mai multe informaţii despre o etapă anume îmi poţi lăsa un comentariu la acest articol sau îmi poţi trimite un email iar eu, în cel mai scrut timp posibil, voi încerca să-ţi răspund.

Urmăreşte-mă şi pe Facebook pe pagina Totul despre bani.

Despre Autor: , pasionat de finanţe personale, management financiar şi marketing. Pe plan profesional, sunt Consultant de Afaceri la DR Consultants şi Project Manager&Trainer la Cabinetul de Business. Dacă vrei să socializăm, mă poţi contacta pe Facebook, Twitter sau LinkedIn.

Articol Recomandat! Cum sa investi sa investesti pe bursa in mod gratuit!

Felicitări pentru că ai citit tot articolul. Dacă ţi-a plăcut, ajută-mă să-l promovez mai departe cu un share:

INTRĂ ÎN COMUNITATEA LAURENTIUMIHAI.RO